Die Landeshauptstadt Kiel setzt beim Steuern der städtischen Beteiligungen auf die Bündelung von Informationen. Hierfür hat sie im letzten Jahr die Fachanwendung fidas eingeführt. Heute freuen sich die Verantwortlichen über ein deutlich komfortableres Berichtswesen und einen erleichterten Datenaustausch mit ihren Unternehmen.
Bereits 2005 hatte die Ratsversammlung sich dazu entschieden, das Beteiligungsmanagement zum Eigenbetrieb Beteiligungen zusammenzuschließen. Damit war gewährleistet, dass alle Unternehmen einheitlich gesteuert werden. Außerdem wurde so eine zentrale Stelle geschaffen, die die Finanzdaten der Beteiligungen auswertet und damit den Hauptausschuss mit fundierten Informationen bei Beschlüssen unterstützt. Von Anfang an wurde Wert darauf gelegt, dass die Daten nicht vom Beteiligungsmanagement erfasst werden, sondern die Unternehmen selbst für ihre Daten verantwortlich bleiben.
Was einst mit Zahlenkolonnen in Excelblättern begann und sich über einzelne Vorsysteme weiterentwickelte, sollte 2021 weiter professionalisiert werden. Hierfür führte ein dreiköpfiges Projektteam unter der Leitung von Dirk Schwarzlow eine digitale Plattform zur Beteiligungsteuerung ein und dockte diese an die bestehenden IT-Systeme der Stadt an. Kein leichtes Unterfangen: Denn Schwarzlow und sein Team hatten sich nicht nur einen ehrgeizigen Zeitplan gesetzt, sondern mussten die Einführung auch mit mehr als 40 städtischen Beteiligungsunternehmen koordinieren.
Vor allem wollten die Kieler mithilfe des neuen Systems die Finanzdaten der kommunalen Betriebe einheitlich erfassen und verarbeiten. Eine wichtige Voraussetzung, um möglichst vergleichbare Aussagen zu den Unternehmen treffen zu können. Ein weiteres Augenmerk lag auf der Kommunikation zwischen Beteiligungsmanagement und den Beteiligungsunternehmen. Statt Endlos-Mails oder gar Postweg wollten Schwarzlow und seine Kollegen einen direkten Austausch über die Software, um zum Beispiel Datenänderungen schnell und unbürokratisch umzusetzen.
Bei der Auswahl der passenden Anwendung standen zudem zwei weitere Kriterien ganz oben auf der Wunschliste. Ersten das zeitsparende und einfache Erstellen von Berichten gemäß dem eigenen Anspruch: Zeit sparen und Arbeit erleichtern dank Auswertungen auf Knopfdruck. Und zweitens die einfache Bedienung des Systems durch die Mitarbeitenden im Beteiligungsmanagement und in den Beteiligungsunternehmen. „Wir haben nach einer Lösung gesucht, die unsere gesamten Berichts-Prozesse bündelt und uns unabhängig von einem Sammelsurium anderer Anwendungen macht“, sagt Dirk Schwarzlow rückblickend.
Mit diesen Anforderungen ging das Team auf Anbietersuche. Vorrangig tauschte man sich mit anderen Kommunen aus. Wurde ein Anbieter empfohlen oder erfüllte er die aufgestellten Kriterien, haben ihn die Kieler auf Herz und Nieren geprüft und wurden schließlich fündig. Durchgesetzt hat sich fidas, eine browserbasierte Beteiligungsmanagement-Software, entwickelt von der Leipziger Saxess AG. „Neben den von uns definierten Kriterien hat uns bei fidas besonders gefallen, dass der Anbieter regelmäßig neue Updates veröffentlicht. So gehen wir sicher, dass die Anwendung auch in Zukunft immer auf dem aktuellen Stand und langfristig nutzbar ist – zum Beispiel im Falle von gesetzlichen Neuregelungen“, sagt Schwarzlow.
Und weil die Kieler Stamm- und Wirtschafts-Daten ohnehin elektronisch vorgehalten haben, konnte der Umzug auf die neue Anwendung direkt starten. Allerdings stellte sich das während der Corona-Pandemie als schwerer heraus, als ursprünglich gedacht. „Aufgrund der Kontaktbeschränkungen konnten wir keine persönlichen Schulungen durchführen“, erinnert sich der Projektverantwortliche. „Zudem waren Web-Meetings mit großem Teilnehmerkreis zu diesem Zeitpunkt technisch noch nicht umsetzbar“. Gelöst haben er und seine Kollegen das dank der nordischen Hands-on-Mentalität. „Wir haben zusätzlich zur ausführlichen Software-Dokumentation noch eine selbst gemachte Schritt-für-Schritt-Anleitung erarbeitet“, sagt Schwarzlow. „Mithilfe der dort gezeigten Eingaben sowie den Fotos zu den wichtigsten Eingabemasken konnten auch unsere Kollegen in den städtischen Beteiligungen den Einstieg problemlos meistern.
Das zumindest lässt die Rückmeldung der Beteiligungsunternehmen vermuten. Denn 9 Monate nach Software-Einführung haben sich die städtischen Verantwortlichen und ihre Beteiligungsunternehmen erneut getroffen, um den Einführungsprozess und die Arbeit mit der Software zu bewerten. Ergebnis: Nicht eine offene Frage zur Bedienung. Stattdessen gab es lobende Worte für das zu diesem Zeitpunkt erschienene Update. Die Eingaben von Finanzdaten sind dank der Software-Aktualisierung für die Beteiligungen noch leichter geworden.
Neben den internen Abläufen wird sich die Abteilung künftig auch dem Ausbau einzelner Module und Funktionen der Software widmen – in enger Absprache mit dem Entwickler-Team des Anbieters. „Vor allem im Bereich der Schnittstelle zu den Unternehmen haben wir noch Ideen, wie wir die Zusammenarbeit zwischen Stadt und Betrieben weiterhin verbessern können“, sagt Schwarzlow. „Wir sind dabei sehr optimistisch, dass wir hier zu einer gewinnbringenden Lösung kommen – auch und gerade für die anderen Kommunen, in denen fidas bereits im Einsatz ist. Warum? Auf Anregungen, die wir bisher über das fidas Service-Portal eingereicht haben, wurde immer schnell reagiert und unsere Wünsche zeitnah umgesetzt. Das ist einer der Gründe, warum wir uns bei der Saxess AG so gut aufgehoben fühlen.“
Für das Beteiligungsmanagement der Landeshauptstadt Kiel hat sich mit Einführung der neuen Fachanwendung vieles verändert – positiv. Das Team um Dirk Schwarzlow freut sich heute über ein deutliche schnelleres, weil automatisiertes Berichtswesen. Zusätzlich hat sich der Austausch von Daten mit den städtischen Unternehmen spürbar verbessert. „Vor Einführung der Software, waren unsere Finanzinformationen auf verschiedene Systeme und Datentöpfe verteilt. Dank fidas erfassen wir jetzt alle Unternehmensdaten zentral und einheitlich. Alle benötigen Berichte lassen sich einfach und schnell erstellen oder auch auswerten. Damit haben wir unsere selbst gesteckten Ziele bei der Einführung des Systems vollständig erfüllt und sind stolz, einen wichtigen Beitrag bei der Digitalisierung unserer Stadt zu leisten.“
Der Autor des Gastbeitrags ist Florian Goestl.
