Das Landratsamt Bad Kissingen will seinen Bürgern maximalen Service bieten und Dienstleistungen auch in elektronischer Form bereitstellen. Gemeinsam mit dem UTAX Vertriebspartner Meier Office & IT ist dies durch neue Druck- und Kopiersysteme sowie moderne Softwarelösungen gelungen. „Wir haben unsere Ziele erreicht – Prozesse beschleunigt, die Kosten im Blick, die IT-Administration entlastet“, sagt Tobias Keßler, Sachgebietsleiter Hauptverwaltung und Beschaffung beim Landratsamt Bad Kissingen. Insgesamt zeigt das Beispiel, wie es der öffentlichen Verwaltung mit dem lokalen Fachhandel gelingt, den Weg der Digitalisierung erfolgreich zu gestalten.
Im Oktober 2022 entschied das Landratsamt Bad Kissingen, seine Druck- und Kopiersysteme zu erneuern und gleichzeitig Softwarelösungen für intelligentes Dokumentenmanagement einzuführen. Mit rund 400 Mitarbeitern, die für über 100.000 Bürger Dienstleistungen erbringen, ist eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung unerlässlich. Eine hohe Besucherfrequenz, entsprechend hohe Anforderungen an die Datensicherheit und der Austausch des Gerätefuhrparks im laufenden Betrieb waren die Herausforderungen.
Test bestanden: Meier Office & IT macht das Rennen
Bei der Suche nach dem richtigen Partner für diesen Modernisierungsprozess fiel die Wahl auf Meier Office & IT. Der in Veitshöchheim ansässige UTAX-Fachhändler überzeugte mit seiner Erfahrung im öffentlichen Sektor, dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und der durch eine Teststellung demonstrierten Leistungsfähigkeit der Hardware sowie der Softwarelösung. Im Februar 2023 stattete er das Landratsamt Bad Kissingen mit 55 UTAX Druck- und Kopiersystemen aus und implementierte die Softwarelösungen aQrate, ScannerVision und Fleet Manager. Die neuen Systeme leisten nicht nur Kostentransparenz mit einer Abrechnung nach Sachgebieten. Sie erfüllen darüber hinaus auch die Ansprüche der DSGVO für sicheres Drucken sensibler Daten und entlasten die IT-Administration durch Prozessautomatisierung erheblich.
Effizienz durch Hard- und Softwarekombination
Die Kombination aus Druck- und Kopiersystemen mit Softwarelösungen steigerte die Effizienz merklich. Ein automatisiertes Kostenmanagement ersetzt seitdem manuelle Prozesse, weitere Automatisierungsfunktionen beschleunigen die Dokumentenverarbeitung. Hierzu zählt ein Scan-Workflow, mit dem eine automatisierte Benennung von Dokumenten, deren Ablage sowie die Übergabe in Fachverfahren oder ECM-Anwendungen möglich ist. Die Benutzerfreundlichkeit sorgt für eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern, was die täglichen Geschäftsabläufe vereinfacht.
Transparenz und Sicherheit
Dank der Print-Management-Software UTAX Fleetmanager sind detaillierte Auswertungen zu verbrauchten Seitenzahlen pro Kostenstelle möglich, was Transparenz schafft und Verbesserungspotenziale auch im Hinblick auf Umweltschutz und Nachhaltigkeit aufzeigt. Der Authentifizierungsansatz mit aQrate schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff und gewährleistetet sicheres Drucken. Eine Anforderung, die für eine Behörde mit hoher Besucherfrequenz und teilweise Multifunktionssystemen im Flur wichtig ist.
Qualität und Service
Das Landratsamt Bad Kissingen profitiert von einer kontinuierlich hohen Qualität beim Drucken, bei der Software und der Sicherheit. Auch der Service ist verlässlich zur Stelle und Verbrauchsmaterialien werden just in time geliefert.
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Dieser Beitrag ist eine Anzeige der Fachhandelsmarke UTAX. Der Autor ist Markus Müller, Sales Manager UTAX Consulting & Solution Experts International.
