„Die Kolleginnen und Kollegen rennen uns gerade praktisch die Bude ein.“ Wer da überrannt wird, ist Stephan Siebert, Leiter IT-Kommunikation der Bundesstadt Bonn. Was die Kolleginnen und Kollegen so dringend von ihm wollen, ist ein Softphone. Aber warum erfreut sich die Software-basierte Telefonie so großer Beliebtheit? Ein zentraler Grund ist die Flexibilität: Dank Softphone benötigen Mitarbeitende nur ihren Rechner und ein Headset, um zu telefonieren. Wo sie den Rechner aufschlagen – ob im Büro, im Home Office oder auf Dienstreise – ist unerheblich.
So sind die Mitarbeitenden nicht nur überall unter ihrer Büro-Durchwahl erreichbar, sie telefonieren auch ausschließlich unter dieser nach außen. Entscheidend ist dies unter anderem für das Ordnungsamt: „Dass der Anruf von einer städtischen Nebenstelle kommt, ist hier quasi die goldene Key Card“, erklärt Stephan Siebert. „Wenn sich unsere Mitarbeitenden mit ihrer Privatnummer zum Beispiel bei einer Bundesbehörde melden, bekommen sie schlicht keine Auskunft.“
Heute bietet das Home Office Flexibilität und spart Zeit. Zu Beginn der Corona-Pandemie war es die gesundheitliche Unversehrtheit, um derentwillen 2.000 Mitarbeitende der Bundesstadt in kürzester Zeit zu Heimarbeitenden wurden. Möglich war dies, weil Bonn bereits 2016 eine Unified Communications-Lösung eingeführt hat. Hintergrund war damals, dass die Beistellmodule der Telefone an ihre Kapazitätsgrenze stießen. Das Problem wurde mit der UC-Lösung „XPhone Connect“ behoben. Über die Software lassen sich zahlreiche Datenbanken anbinden. Die Mitarbeitenden können alle Nummern einfach mit einem Mausklick anwählen. Alle Kontaktdaten verbleiben stets auf den Servern der Stadt Bonn – und stehen so im Home Office ebenso wie mobil datenschutzkonform zur Verfügung.
Telefonintensive Abteilungen wie das Ordnungsamt profitieren zusätzlich davon, dass auch die Sammelanschlüsse vom Home Office betreut werden können: Über das integrierte Hotline-Management lassen sich Standort-übergreifend Hotlines einrichten, in die sich die Mitarbeitenden ebenfalls ganz flexibel im Büro, Home Office und unterwegs einloggen können.
Stephan Siebert treibt die Entwicklung zum modernen Arbeitsplatz weiterhin gezielt voran. „Stand heute haben wir 10.000 Telefone“, so Siebert. „Von denen werden wir künftig nur noch einen Bruchteil brauchen. Dann statten wir unsere Mitarbeitenden im Standard mit Laptop und Softphone aus und stellen das Hardware-Telefon nur noch auf den Tisch, wenn es explizit gewünscht wird.“
Die Autorin des Gastbeitrags ist Martina Ludewig. Sie arbeitet bei C4B Com For Business AG.
Gemeinsam mit C4B Com for Business veranstaltet der Behörden Spiegel am 23. November ein kostenloses Webinar „Datenschutzkonforme Kommunikation für Behörden: So geht’s“. Wie Bonn die Modernisierung der Kommunikation gemeistert hat, berichtet Stephan Siebert.
