Die öffentliche Verwaltung steht unter hohem Digitalisierungsdruck. Gleichzeitig fehlen vielerorts Fachkräfte, Wissen verteilt sich auf immer mehr Systeme und die Erwartungen an schnelle, verlässliche Services steigen. Künstliche Intelligenz kann hier spürbar entlasten – vorausgesetzt, sie lässt sich sicher in bestehende Strukturen integrieren und unterstützt konkrete Aufgaben, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen.
Genau hier setzt die KI-Plattform des deutschen Softwareherstellers IntraFind an. Sie macht vorhandenes Verwaltungswissen systemübergreifend nutzbar und schafft damit eine verlässliche Grundlage für den Einsatz von KI im Arbeitsalltag.
Verwaltungswissen als Grundlage für KI
Relevante Informationen im richtigen Moment zu finden, stellt im Arbeitsalltag oft eine große Herausforderung dar. Denn Wissen liegt meist verteilt in Dateiablagen, E-Akten, Intranets, E-Mails oder Fachverfahren. Eine zentrale KI-Plattform erschließt diese Quellen und ermöglicht Beschäftigten einen schnellen, systemübergreifenden Zugang.
Mitarbeitende können nach Informationen suchen oder Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten Antworten und Zusammenfassungen auf Basis vorhandener Verwaltungsinformationen. Exakte Quellenangaben machen die Ergebnisse nachvollziehbar und überprüfbar. Zudem bleiben bestehende Zugangs- und Leserechte erhalten: Nutzerinnen und Nutzer sehen nur Informationen, für die sie auch im Ursprungssystem berechtigt sind.
Basierend auf dem Wissensfundament der Plattform lässt sich KI schrittweise in bestehende Verwaltungsstrukturen integrieren – von der intelligenten Recherche und der Beantwortung von Fragen über Zusammenfassungen und Analysen bis hin zu KI-Agenten, die Mitarbeitende bei mehrstufigen Aufgaben unterstützen. Auch eigene KI-Anwendungen lassen sich entwickeln, an behördenspezifische Anforderungen anpassen und für weitere Einsatzbereiche nachnutzen.
Souverän betreiben, Lösungen nachnutzen
Die gesamte KI-Plattform lässt sich auf organisationseigenen Servern, in einer souveränen Cloud oder hybrid betreiben. Daten, Suchanfragen und KI-Antworten bleiben dabei stets unter Kontrolle der Verwaltung. Offene Schnittstellen und die flexible Wahl von Sprachmodellen helfen, technologische Abhängigkeiten zu begrenzen.
In Bund, Ländern und Kommunen werden Lösungen von IntraFind bereits eingesetzt. Aus diesen Projekten sind praxiserprobte Vorgehensweisen entstanden, auf die weitere Verwaltungen aufbauen können. Neue KI-Projekte müssen damit nicht bei null beginnen. Bewährte Ansätze können als Blaupause dienen, um KI-Projekte schnell in die produktive Nutzung zu bringen, Mitarbeitende zu entlasten und Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
IntraFind zeigt seine Lösungen beim KGSt-FORUM vom 16. bis 18. September 2026 in Leipzig sowie auf der Smart Country Convention vom 13. bis 15. Oktober 2026 in Berlin.
Dieser Beitrag ist eine Anzeige der IntraFind Software AG.
Ein wichtiger Aspekt ist für mich die hier angesprochene digitale Souveränität. Gerade in der öffentlichen Verwaltung darf der Einsatz von KI nicht zu neuen Abhängigkeiten führen. Datenhoheit, nachvollziehbare Systeme und die Möglichkeit, KI in die eigene Infrastruktur und bestehende Berechtigungskonzepte zu integrieren, werden deshalb zu entscheidenden Kriterien.
Dass mit Anbietern wie IntraFind leistungsfähige KI-Technologie aus Deutschland zur Verfügung steht, zeigt, dass Souveränität und technologische Leistungsfähigkeit kein Widerspruch sein müssen.
Entscheidend wird sein, KI nicht als zusätzliches Tool einzuführen, sondern damit Verwaltungsarbeit tatsächlich einfacher zu machen. Genau dieser praxisorientierte Ansatz ist aus meiner Sicht der richtige Weg.