Wie Kommunen openDesk als Open-Source-Alternative zu Microsoft 365 einführen

Immer mehr Kommunen ersetzen Microsoft 365 und andere proprietäre Software durch openDesk. Neuburg an der Donau und Oberkirch zeigen, wie der Umstieg gelingt. Die Hürden liegen weniger in der Software als bei Fachverfahren und im dauerhaften Betrieb.

openDesk ist eine Open-Source-Office-Suite, die das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) im Auftrag des Bundesinnenministeriums bereitstellt. Sie vereint E-Mail, Kalender, Dateiablage, Textverarbeitung, Chat, Videokonferenz und Projektmanagement im Browser unter einer Anmeldung. Rund 100.000 Verwaltungsarbeitsplätze nutzen sie bereits, etwa im Kanzleramt und beim Robert Koch-Institut. Der Quellcode ist offen, das Hosting in deutschen Rechenzentren nach BSI-Standards möglich. Sozialversicherungsträger haben openDesk zudem als Notfallarbeitsplatz bei Ausfall der regulären IT erprobt. Verwaltungen können die Suite vorab über einen Demo-Zugang testen.

Zwei Wege, ein Ziel

Wie Treffpunkt Kommune berichtet, hat die bayerische Stadt Neuburg an der Donau zwischen März und Juni 2026 den E-Mail-Verkehr von Microsoft Outlook auf openDesk umgestellt. „Ziel war, eine digitale Souveränität und damit eine erhöhte Sicherheit für den städtischen E-Mail-Verkehr zu erlangen“, erklärt Pressesprecher Bernhard Mahler. Die Einrichtungskosten lagen im unteren fünfstelligen Bereich. Auch die baden-württembergische Stadt Oberkirch ersetzt bis Ende 2026 ihre HCL-Notes- und Domino-Umgebung durch openDesk, nach eigenen Angaben als erste Stadt in Deutschland in dieser Form. Das Sonderheft „Digitale Souveränität in Aktion 2026“ des Behörden Spiegel hat das Projekt bereits vorgestellt. Beide Projekte setzt der Düsseldorfer IT-Dienstleister DACHS IT um.

Fachverfahren und Schnittstellen

Meldewesen oder Kfz-Zulassung laufen über Fachverfahren, die oft an Windows gebunden sind. Prof. Dr. Holger Lemcke, Berater der vhw Dienstleistung GmbH, einer Tochter des vhw Bundesverbands für Wohnen und Stadtentwicklung, begleitet seit Jahren Verwaltungen bei der Digitalisierung. Er sieht drei Wege: einen hybriden Arbeitsplatz aus browserbasiertem openDesk und virtualisierten Windows-Umgebungen, die schrittweise Umstellung der Verfahren auf Webtechnologien sowie ihre Anbindung über offene Schnittstellen und APIs, die openDesk auch in bestehende IT-Infrastrukturen einbinden. „Die Fachverfahrensfrage ist kein Grund zu warten – sie ist ein Grund, jetzt zu starten“, betont Lemcke.

Eigenbetrieb oder Managed Service?

openDesk lässt sich im Eigenbetrieb, über öffentliche IT-Dienstleister oder als Managed Service betreiben. Da die Suite auf Kubernetes läuft, fehlt vielen Kommunen für den Eigenbetrieb das Personal. Beim Managed Service übernimmt ein Anbieter Betrieb, Updates, Datensicherung und Support. Eingeführt werden kann schrittweise, Modul für Modul.

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openDesk als Notfallarbeitsplatz

Neben dem Alltagsbetrieb rückt ein zweiter Einsatzzweck in den Fokus: das Business Continuity Management (BCM). Fallen die regulären IT-Systeme etwa nach einem Cyberangriff aus, muss die Verwaltung dennoch kommunizieren können. Wie das mit openDesk gelingt, haben die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, BITMARCK und BG-Phoenics gemeinsam mit dem ZenDiS im Verbundprojekt „Cloudbasierte Kommunikation für kritische Infrastrukturen“ (CKKI) erprobt. In BCM-Testszenarien unter Realbedingungen bestanden Dateiablage, Chat, E-Mail und Videokonferenz die Prüfung auf Krisentauglichkeit mit durchweg positivem Ergebnis. Auch der Umzug einer openDesk-Instanz zwischen zwei Cloud-Plattformen gelang. „Das Projekt zeigt, welches Potenzial in souveränen Open-Source-Lösungen steckt“, sagt ZenDiS-Geschäftsführer Leonhard Kugler. Ein anschließender Konsultationsprozess soll openDesk als souveränen Notfallarbeitsplatz in der Verwaltung breiter verankern. Für Kommunen bedeutet das: Wer openDesk einführt, schafft zugleich eine Rückfallebene für den Krisenfall. Eine eigene Infrastruktur müssen sie dafür nicht vorhalten: DACHS IT etwa stellt einen solchen Notfallarbeitsplatz als Managed Service bereit – eine openDesk-Umgebung, die bei einem Ausfall der regulären IT kurzfristig aktiviert werden kann.

Wie Neuburg und Oberkirch auf openDesk umsteigen

Die DACHS IT GmbH aus Düsseldorf ist auf Cloud- und Container-Plattformen wie Kubernetes und OpenShift spezialisiert, also auf genau die Technik, auf der openDesk läuft. In Neuburg hat das Unternehmen den E-Mail-Verkehr auf openDesk umgestellt, in Oberkirch baut es die neue Umgebung auf und verantwortet die technische Umsetzung. Den Betrieb bietet DACHS IT als Managed Service an: von der Analyse der bestehenden IT-Landschaft über die Migration bis zu Monitoring, Updates, Datensicherung und Support in europäischen Rechenzentren. Dazu gehört die Anbindung vorhandener Systeme, etwa von ERP-Software oder von E-Mail-Programmen wie Outlook und Thunderbird über offene Standards wie IMAP und CalDAV. Für die Einarbeitung der Beschäftigten stellt DACHS IT in seiner openDesk-Academy kostenlose Erklärvideos bereit, die ohne Registrierung abrufbar sind. So verbindet der Dienstleister Einführung und langfristige Betreuung aus einer Hand. Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung mit Open-Source- und Kubernetes-Plattformen und befasst sich seit der Frühphase des Projekts mit openDesk. „Neben Kreisen, Städten und Kommunen betreuen wir auch kleine und mittelständische Unternehmen sowie Vereine, Verbände und NGOs“, sagt Dr. Michael R. Geiß, Chief Sales & Marketing Officer bei DACHS IT. „Digitale Souveränität ist ein Kernwert unseres Unternehmens.“

Wie es weitergeht, zeigen beide Städte: In Neuburg sollen als Nächstes Chat und Videokonferenz folgen. Oberkirch will den Umstieg bis Jahresende abschließen und die Einführung anschließend technisch wie organisatorisch auswerten – auch als Orientierung für andere Kommunen.

Dieser Beitrag ist eine Anzeige der DACHS IT GmbH.