Hard- und Software, Lizenzen sowie Verbrauchsmaterialien – bei der Verwaltung des IT-Inventars setzen viele Kommunen nach wie vor auf Papier- oder Excel-Listen. Mit steigender Anzahl der Assets schwindet allerdings die Übersicht. Eine effiziente und rechtssichere Alternative ist eine IT-Inventarisierungssoftware wie das PASS System Inventory.
Der im Zuge der Digitalisierung steigende Umfang der Inventarverwaltung lässt Excel-Tabellen schnell unübersichtlich und fehlerhaft werden. Dabei ist eine detaillierte Übersicht unumgänglich.
Alles in einem System
Eine Lösung, welche die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung berücksichtigt, ist das PASS System Inventory. Mit diesem gehören manuelle Aufwände der Vergangenheit an. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Verwaltung von Hard- und Software, Verbrauchsmaterial, Bestellungen, Lizenzen sowie Verträgen.
Zudem ist ein referats- bzw. abteilungsübergreifender Echtzeit-Überblick über alle Assets gewährleistet. Wichtige Fristen, Änderungen und To-Dos sind damit jederzeit transparent. Der Lebenszyklus von Hard- und Software ist anhand einer integrierten Historisierung lückenlos nachvollziehbar. Alle Informationen (Codes, PINs und Verträge) liegen zudem an einem zentralen Ort.
Komplexe Strukturen abbilden
Als Behörde Hunderte von Laptops und Tablets an z.B. mehreren Schulen verwalten – oder vielleicht auch noch Möbel? Mit Software von PASS ist das einfach realisierbar: Die digitale Inventarverwaltung ist für einen Mehrmandanten-Betrieb mit verschiedenen Standorten und Verwaltungsebenen ausgelegt. Damit ist sie auch für die Abbildung komplexer kommunaler Strukturen geeignet – für einen einheitlichen Informationsfluss, standardisierte Prozesse und stark reduzierte Aufwände.
Einfach schnell
Ein weiterer Vorteil einer softwaregestützten Inventarisierungslösung entfaltet sich beim Reporting: Mit dem PASS System Inventory lassen sich z.B. Standardreports definieren sowie individuelle Abfragen und Auswertungen erstellen.
Die Lösung von PASS stellt optional auch eine App zur Unterstützung der Inventur bereit. Diese ermöglicht ein schnelles und bequemes Scannen von QR- oder Barcodes mit einem handelsüblichen Smartphone. Das macht teure Scangeräte überflüssig und vereinfacht die Inventarverwaltung über mehrere Standorte hinweg.
Sicherheit hat Priorität
Das System Inventory wird als Lizenz- und als Cloudlösung angeboten. PASS erfüllt dabei als Betreiber kritischer Infrastruktur alle Datensicherheitsanforderungen. Bereits seit vielen Jahren werden u.a. Lösungen für Bundes- und Landesministerien betrieben. Die PASS-Cloud besteht aus einem Verbund von drei eigenen, in Deutschland ansässigen Rechenzentren, die nach ISO27001 zertifiziert sind und jährlich neu auditiert werden.
Höchste Zeit, die Papier- und Excel-Listen aus der Inventarisierung zu verbannen und von Rechtssicherheit sowie einer Einsparung von Zeit und damit auch Kosten zu profitieren.
Der Autor*innen des Gastbeitrags sind Stephan Göttlicher und Angelika Lassiter.
Stephan Göttlicher
Business Development Manager Public Sector
PASS Consulting Group
[email protected]
Angelika Lassiter
Business Development Managerin Digital Business & Cloud Services
PASS Consulting Group
[email protected]
