Wer heute noch hofft, dass bald alles wieder normal und so wie früher wird, der ist in der öffentlichen Verwaltung fehl am Platz. Diesen Eindruck bekam man zumindest auf dem diesjährigen Dialogforum Organisation und Innovation, das unter der Überschrift „Projekte, Prozesse, Tools – Erfolgreich im Wandel“ am 19. und 20. Oktober in Berlin stattfand.
Zwei Tage lang bekamen die über 150 Teilnehmenden aus verschiedensten Bundesbehörden Impulse aus der Praxis, nahmen an Workshops teil, vernetzten und beteiligten sich an Diskussionen rund um die digitale Transformation. Auffällig war insbesondere die positive Stimmung, die über der Veranstaltung lag. Im Fokus stand das „einfach Machen“ und Vorwärtskommen. Als Veranstalter lag dem Beratungszentrum des Bundes (BZB) im Bundesverwaltungsamt besonders eines am Herzen – Teilnehmende sollten motiviert und mit konkreten Werkzeugen in der Hand nach Hause gehen, die es ermöglichen, auch am eigenen Arbeitsplatz „einfach zu machen“: Ideen, Lösungsansätze und Innovation zum Mitnehmen.
Fünf Impulse für Beschleuniger der digitalen Transformation
In der Beratungspraxis des BZB lassen sich neue Facetten in Bezug auf den Wandel der Arbeitswelt und der digitalen Transformation erkennen. Entlang dieser gestaltete sich das Programm der zwei Tage. Wer, wie die Teilnehmenden der Veranstaltung, selbst ins Machen kommen möchte, der lasse sich von diesen fünf Impulsen für Beschleuniger der digitalen Transformation inspirieren.
Moderne Methoden und Denkweisen
Wenn die Arbeitswelt komplexer wird, müssen sich auch die (Arbeits-)Methoden und Denkweisen wandeln. Das Team Digital Innovation Support (DIS) des BZB hat die Mission, moderne Arbeits- und Denkweisen in die Bundesverwaltung zu tragen. Dazu gehören ein wachsendes Angebot an methodischen Impulsen, die auch online verfügbar sind [Link]; Kurzberatungsangebote und eine Auswahl von Methoden-Workshops, mit denen das Team bei Kundenbehörden Impulse gibt, etwa zur Verbesserung der Besprechungskultur oder der Zusammenarbeit im Team. Die selbsterklärenden Methodenblätter und Canvases ermöglichen allen, die Lust haben selbst mal etwas anderes zu probieren, den schnellen Einstieg. Wer schon den nächsten Workshop plant, der starte etwa mit der Workshop Planung Canvas. Echte Hilfe zur Selbsthilfe also, Beschleuniger im Mitnehmformat.
Mitmachdigitalisierung
„Einfach (selber)machen“ ist auch das Stichwort beim Digi’Baukasten [Link]: einer Methodenbox, die mit intuitiven Tools und einer simplen Vorgehensweise den Digitalisierungsprozess in den Phasen Verstehen, Gestalten und Umsetzen unterstützt. Sind Sie „Digital Born“ oder eher ein „Digitalisierungsmuffelchen“? Das finden Sie innerhalb weniger Minuten im Digi-Check des Digi’Baukastens heraus. Seit Anfang 2022 verfügbar, entwickelt sich der Digi’Baukasten stetig weiter und wird durch neue Bausteine ergänzt. Als „Mitmachdigitalisierung“ mit mittlerweile 15 Bausteinen gedacht, befähigt er zu eigenem Tun und unterstützt damit nachhaltige Lösungen. Alle 15 Bausteine sind einfach downloadbar. Und ganz nebenbei spiegelt der Digi’Baukasten selber den Wandel in unser aller Arbeitsweisen wider: Der jüngste Baustein „Team Canvas“ entstand auf den Impuls der Nutzenden hin.
Vernetzung und Austausch
Vernetzung und Austausch sind weitere Beschleuniger, um Fahrt aufzunehmen. So rufen regelmäßig auch die „Macher“ des Digi’Baukastens Interessierte auf, Ideen für weitere Bausteine zu liefern. Geteiltes Wissen erhöht die Erfolgsquote exponentiell. Netzwerke und Communities of Practice fördern den Wissenstransfer. Das gilt auch für Klassiker, wie etwa die Personalbedarfsermittlung (PBE). Die engagierten Diskussionen im Rahmen des Dialogforums Organisation und Innovation 2022 zeigen: Die Zukunft der PBE steht schon vor der Tür. Konsolidierung von Kosten-Leistungs-Rechnung, Ziel- und Maßnahmenplänen, Produkt-, Aufgabenkatalogen und Geschäftsverteilungsplänen etc. sind im Sinne einer zunehmend digitalisierten IST-Erhebung fachlich erwünscht. Erste Ansätze in Behörden bestehen bereits. Der Austausch über Behördengrenzen hinweg fokussiert hier speziell Wissen über standardisierte Vorgehensweisen. Also, vernetzen Sie sich und fördern Sie den gegenseitigen Austausch!
Prozessorientiertes Arbeiten und Denken
Viele der bereits genannten Aspekte finden sich auch in den Aktivitäten des Kompetenzzentrums Prozessmanagement (CC PM) im BZB wieder. Hier findet Austausch mittels regelmäßiger Netzwerktreffen unter 18 Bundesbehörden statt. Dabei sind die Türen für Einsteigerinnen und Einsteiger immer offen. Und es gilt das Credo der Freiheit, Methoden zu adaptieren, so dass sie im eigenen Umfeld Mehrwert schaffen. Der niedrigschwellige Einstieg heißt dann prozessorientiertes Arbeiten und Denken – als erster Schritt vor oder als Adaption anstelle eines Prozessmanagements nach Lehrbuch. Hierfür verspricht das neue, auf dem Dialogforum vorgestellte Prozessstarterpaket des CC PM, schnell und einfach ins Arbeiten zu kommen und es ist selber niedrigschwellig, nämlich einfach downloadbar. [Link]
Erfolgsfaktor Projektmanagement
Erfolgreiche Digitale Transformation funktioniert nicht ohne ein gutes Projektmanagement. Dies bestätigen die Ergebnisse der ersten Studie zu Erfolgsfaktoren für (Multi-)Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung, die das Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement des BZB in Zusammenarbeit mit der TU Darmstadt beim Dialogforum vorstellte. Diese führten zu angeregten Diskussionen und können in Zukunft als Wegweiser für erfolgreiches Multiprojektmanagement in der öffentlichen Verwaltung dienen. Einen Einstieg in das Thema eröffnet der Wissenspool des Kompetenzzentrums (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) im BZB des BVA.
Hier können Sie mit dem Beratungszentrum des Bundes in Kontakt treten.
Autor des Gastbeitrags ist Meinolf Dieckmann, Leiter der Abteilung Verwaltungsmodernisierung, Verwaltungsmanagement und Ordnungsaufgaben, beim Bundesverwaltungsamt.
