Die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland stehen vor gewaltigen Herausforderungen: Sie leiden nicht nur unter knapp bemessenen Budgets, gerade im IT-Bereich, sondern allen voran auch unter akutem Personalmangel, der sich in den nächsten Jahren, wenn die geburtenstarken Jahrgänge in Ruhestand gehen, noch verschärfen wird. Fehlen der Verwaltung schon jetzt rund 360.000 Vollzeitfachkräfte, sollen es bis 2030 über 840.000 sein, prognostiziert die Beratungsfirma McKinsey.
Automatisierung mit Softwarerobotern
Gleichzeitig fordern die Bürger:innen und die Unternehmen, dass Verwaltungsvorgänge wie die Genehmigung von Bau-, Förder- oder Wohngeldanträgen schneller und effizienter bearbeitet werden als bisher. Auch die Online-Bürgerservices gilt es im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, Auffindbarkeit und Barrierefreiheit zu optimieren, damit sie besser akzeptiert werden – eine Herkulesaufgabe.
Einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet die Möglichkeit, die Verwaltungsprozesse mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) zu automatisieren, zum Beispiel mit der Automatisierungsplattform und Softwarerobotern von UiPath, die von Haus aus mit KI-Technologie arbeiten.
Die Softwareroboter verknüpfen die vorhandenen IT-Systeme, ohne dass diese ersetzt oder erweitert werden müssen, und automatisieren, vereinfachen und beschleunigen die Verwaltungsprozesse intelligent und rechtskonform durch die Integration von KI-Modellen. Das entlastet die Beschäftigten in den Behörden von wiederkehrenden Tätigkeiten und lässt ihnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Die Roboter lassen sich schnell und zu überschaubaren Kosten implementieren und in die vorhandenen IT-Systeme integrieren – ein echter Mehrwert. Zum Nachweis, dass die digitalen Behördenservices den rechtlichen Anforderungen entsprechen, protokollieren und dokumentieren die Roboter jeden Prozessschritt per Audit-Trail.
Folge: Drastisch kürzere Bearbeitungszeiten
Die Vorteile der Automatisierung verdeutlichen zwei Beispiele: In einer Großstadt in Bayern bearbeitet ein Softwareroboter die Onlineanträge für das neue Wohngeld-Plus komplett automatisiert. Er ruft das E-Mail- Programm auf, liest die Grunddaten der Anträge aus, überträgt sie in die Fachsoftware und legt eine elektronische Akte an – das alles deutlich schneller als jeder Mensch, sodass steigende Antragszahlen kein Problem darstellen.
Auch die Polizei profitiert von der KI-gestützten Prozessautomatisierung. Sie trägt dazu bei, Bearbeitungszeiten unter anderem für das Erstellen von Unfallberichten, den Vergleich von Zeugenangaben oder bei Sicherheitsüberprüfungen signifikant zu verkürzen.
Der Autor des Gastbeitrags ist Mark Borgmann, Regional Vice President der UiPath GmbH.
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