Rhenus Archiv Services ist ein spezialisierter Archivdienstleister. Mit über 30 Hochsicherheitsarchiven in Europa werden Kunden bei der Archivierung von Unterlagen unterstützt – und zwar über den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Zusätzlich kann auch historisches Archivgut sicher eingelagert werden.
Neben den Archivtätigkeiten wird das Dienstleistungsportfolio stetig weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Kunden angepasst. So bietet Rhenus Archiv Services auch das Produkt „Hybride Akte“ an. Diese wurde vorrangig für die öffentliche Verwaltung konzipiert und unterstützt in Form von hybrider, also papiergebundener und zugleich digitaler Aktenführung. Der digitale Wandel macht vor keiner Branche halt, dennoch läuft dieser in der öffentlichen Hand langsamer voran, da hier der Anteil an papierbasierter Aktenführung weiterhin hoch ist und dies auch noch eine längere Zeit bleiben wird.
Dieses Problem wurde seitens Rhenus Archiv Services erkannt und die „Hybride Akte“ als Lösungsansatz entwickelt. Der Prozess sieht wie folgt aus: Die gesamte Aktenführung wird digital durchgeführt und Dokumente, die im Original vorhanden sein müssen, werden physisch eingelagert.
Digitalisieren nach Bedarf
Da eine Digitalisierung aufwendig und kostspielig ist, wird im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme durchgeführt, um mit dem Kunden im nächsten Schritt ein individuell maßgeschneidertes Angebot zu erarbeiten. Es wird nur das digitalisiert, was Sie auch wirklich brauchen! Wann Sie es brauchen! Resultat ist eine budgeteffiziente Methode das Tagesgeschäft mit deutlich weniger Papier durchführen zu können.
Durch dieses Konzept können die Ressourcen Zeit und Geld umverteilt werden und an anderer Stelle investiert werden. Die „Hybride Akte“ trägt dadurch zur Wirtschaftlichkeit von Behörden bei.
In diesem Webinar erfahren Sie mehr über das Dienstleistungsportfolio der Rhenus Archiv Services und lernen an Beispielen kennen, wie bereits viele Behörden zeit- und kostentechnisch von diesem profitieren konnten. Anschließend stehen wir gerne für Fragen zur Verfügung und können Sie dabei beraten, kosteneffizient einen weiteren Schritt in Richtung papierlose Behörde zu gehen.
Mehr Informationen finden Sie hier.
Der Autor des Gastbeitrags ist Hendrik Moritz, Key Account Manager – Public Sector bei Rhenus Archiv Services GmbH.
Gemeinsam mit Rhenus Archiv Services veranstaltet der Behörden Spiegel ein Webinar am 29. November: „Hybride Akte – Der kosteneffiziente Weg zur papierlosen Behörde “.
