Vergabestellen in Deutschland haben es nicht leicht. Wenn es alles glatt geht, bekommt es keiner mit. Wenn es länger dauert, bekommen die Beschaffer häufig die Schuld. Janosch Krieter, Referatsleiter und Vergabeexperte aus Hamburg, erklärt im Interview, wie die Hansestadt ihren Einkaufsprozess effizienter und einfacher gestaltet und an welchen Stellschrauben dafür gedreht werden sollte. Die Fragen stellte Bennet Biskup-Klawon.
Behörden Spiegel: Was zeichnet für Sie eine effiziente Beschaffung aus?
Janosch Krieter: Effiziente Beschaffung heißt für uns, dass die Bedarfsträger den Auftragsgegenstand möglichst schnell und einfach bekommen. Es geht nicht nur um das wirtschaftlichste Angebot, sondern auch der Einkaufsprozess muss wirtschaftlich sein.
Dazu brauchen wir regelgeleitete und standardisierte Prozesse, die gut funktionieren und in die jeweilige Organisation integriert sind. Wir brauchen professionelle und gut ausgebildete Einkäuferinnen und Einkäufer, die bestenfalls sowohl zu vergaberechtlichen, aber eben auch zu betriebswirtschaftlichen Themen beraten können. Gerade bei komplexeren Verfahren benötigt der Bedarfsträger jemanden, der ihn bei seinem Beschaffungsprozess begleitet.
Immer wichtiger wird eine technische Landschaft, die den Beschaffungsprozess unterstützt und dadurch möglichst einfach und reibungslos macht. Diese technische Unterstützung hilft bestenfalls nicht nur bei der Abwicklung des Einkaufs, sondern gibt auch in rechtlichen und zunehmend auch in fachlichen und betriebswirtschaftlichen Themen Hilfestellung. Hier beobachten wir gerade sehr viel Bewegung am Markt, da der Einsatz von KI ganz neue Möglichkeiten eröffnet. Sei es durch die Erstellung von Leistungsbeschreibungen durch KI, die Analyse von Lieferstatistiken oder die Vorbereitung von Verhandlungen.
Behörden Spiegel: Effizienz in der Verwaltung wird häufig mit Bürokratieabbau gleichgesetzt. An welchen Stellschrauben haben Sie gedreht, um Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten?
Krieter: Gerade beim Bürokratieabbau geht es für uns vor allem um die Belange der Unternehmen, der Bietenden und Auftragnehmer. Dabei werden Effizienz und Bürokratieabbau häufig durch recht unspektakuläre Dinge erreicht, indem etwas ersetzt oder abgeschafft wird, das im Alltag schlanke Prozesse gestört hat.
Bereits 2024 hat Hamburg als erstes Bundesland im Bereich bis 100.000 Euro das sogenannte vereinfachte Beschaffungsverfahren eingeführt. Dieses Verfahren bringt erhebliche Erleichterungen gegenüber der sonst geltenden Unterschwellenvergabeordnung mit sich. Zuletzt haben wir unsere Vergabeunterlagen verschlankt und so formuliert, dass sie möglichst leicht zu verstehen sind.
Um in Sachen Entbürokratisierung noch mehr Fahrt aufzunehmen, ist der Einkauf Hamburg seit Ende letzten Jahres Teil des Projektes einfach.hamburg. Unser Ziel ist es, den Beteiligungsprozess an Vergabeverfahren für Unternehmen sukzessive zu vereinfachen. Dazu versuchen wir, unter anderem in Kooperation mit dem Bund, die Einreichung von Unterlagen deutlich zu erleichtern und eine Art „Once-Only“-Prinzip einzuführen.
Generell gilt, dass sich viele Erleichterungen im öffentlichen Einkauf am besten bundesweit erreichen lassen. Insellösungen können für sich funktionieren. Unterschiedliche Lösungen heißen für bundesweit agierende Unternehmen aber oft auch mehr Aufwand. Daher setzt sich Hamburg auf politischer Ebene für Vereinfachungen und Entbürokratisierung ein. Aktuell engagieren wir uns zum Beispiel in der anstehenden Reform der Unterschwellenvergabeordnung für eine weitgehende Vereinfachung. Da gehen uns die aktuellen Überlegungen des Bundes noch nicht weit genug.
Behörden Spiegel: Wo sehen Sie derzeit den größten Effizienzverlust im Beschaffungsprozess: Bedarfsermittlung, Vergabe, Vertragsmanagement oder Rechnungsbearbeitung?
Krieter: Verbesserungspotenzial sehen wir im gesamten Einkaufsprozess. Ein großer Hebel liegt im Anfangsstadium der Beschaffung, wenn das „Einkaufsprojekt“ angelegt wird, erste Überlegungen zur Leistungsbeschreibung angestellt und die Vergabeunterlagen angefertigt werden. Hier steht der Bedarfsträger noch zu häufig vor einem leeren Blatt Papier oder vor Unterlagen aus älteren Verfahren, die ohne Anpassungen nicht noch einmal verwendet werden können. Hier verlieren wir zu viel Zeit in der Ausarbeitung der Unterlagen. Das liegt u. a. daran, dass Zusammenarbeitsprozesse nicht optimal gelebt werden, es an Fachwissen fehlt oder unsere Vorlagen noch nicht gut genug sind. Einige Beschaffungsprojekte sind aber schlichtweg inhaltlich-fachlich sehr anspruchsvoll und brauchen daher Zeit.
Um bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren besser zu werden, haben wir unter anderem unser Fortbildungsprogramm für den öffentlichen Einkauf neu aufgesetzt. Gleichzeitig setzten wir aber auch auf den Einsatz neuer Software, gerade im Bereich von Künstlicher Intelligenz, die zukünftig den Beschaffungsalltag erleichtern wird. Hier versprechen wir uns maßgebliche Erleichterungen, sind aber aktuell noch in einer Experimentierphase.
Zudem möchten wir das Warengruppenmanagement weiter stärken. Die gezielte Bündelung und Katalogisierung von Bedarfen ermöglicht es uns, standardisierte Prozesse zu nutzen und den Vergabeaufwand deutlich zu reduzieren. Das trägt wesentlich zur Beschleunigung des Beschaffungsprozesses bei
Behörden Spiegel: Am 1. Juli tritt das neue Vergabebeschleunigungsgesetz in Kraft. Welche Auswirkungen erwarten Sie davon?
Krieter: Die im Gesetz vorgenommen Erleichterungen sind zu begrüßen, fallen insgesamt aber doch zu gering aus, um eine wirkliche Erleichterung zu bewirken. Wir erwarten nur geringe Auswirkungen auf die Vergabepraxis, da vor allem der Oberschwellenbereich geregelt wird. Da hatten wir mehr erhofft, gerade im Hinblick darauf, dass das Gesetzespaket anfangs noch unter „Vergabetransformationspaket“ firmierte.
Behörden Spiegel: Hamburg nutzt bereits eine Vielzahl von Online-Vergabeplattformen. Wie sollten sich diese aus Ihrer Sicht künftig weiterentwickeln?
Krieter: Wir betreiben bei der Stadt Hamburg ein zentrales Vergabemanagementsystem für die Kernverwaltung mit angeschlossenem Bieterportal, auf dem man unsere Bekanntmachungen findet. Allerdings setzen einige öffentliche Unternehmen der FHH auf andere Softwarelösungen, was dazu führt, dass diese Verfahren auch auf anderen Portalen veröffentlicht werden.
Unser Ziel ist es, künftig stärker als „Konzern Hamburg“ wahrgenommen zu werden und die verschiedenen Angebote gebündelt bereitzustellen. Die Abstimmungen zur Umsetzung einer gemeinsamen Einstiegsseite unter hamburg.de sind bereits weit fortgeschritten. Parallel beteiligen wir uns an der vom BMDS konzipierten Plattform „Marktplatz Deutschland“, die nach dem Once-Only-Prinzip den Zugang vereinfacht und moderne Workflows ermöglicht
Behörden Spiegel: Mehrere Bundesländer haben die Wertgrenzen für Direktaufträge angehoben. Warum hält Hamburg an einer vergleichsweise niedrigen Wertgrenze fest?
Krieter: Eine Anhebung der Direktauftragswertgrenzen ist im Einklang mit der föderalen bereits in Planung. Wir waren nicht so sehr unter Druck wie andere Bundesländer und konnten auf die Bundeslösung warten, da wir mit dem Vereinfachten Beschaffungsverfahren bereits seit 2024 über eine gute Lösung verfügen.
Wir glauben jedoch, dass höhere Wertgrenzen allein nicht der Königsweg sind. Es braucht aus unserer Sicht für einen so hohen Direktauftragswert mehr Handlungsleitplanken als die bloßen, aus Paragraf 14 UVgO bekannten Vorgaben, wirtschaftlich und sparsam einzukaufen. Es mag zunächst widersprüchlich klingen, aber unsere Erfahrungen mit dem Change-Management zeigen, dass ein solcher Spielraum zu Unsicherheit führen kann. Wir möchten daher unsere Wertanhebung mit einem schlanken, aber klaren Prozess begleiten, der praktisch und technisch gut funktioniert.
