Viele Projekte gleichzeitig zu jonglieren, gehört in der öffentlichen Verwaltung zum Alltag. Umso wichtiger ist es, Informationen, Zuständigkeiten und den Projektfortschritt an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Fehlt dieser gemeinsame Überblick, entstehen schnell Medienbrüche: Aufgaben werden per E-Mail abgestimmt, Informationen liegen in Tabellen oder Notizen, und der aktuelle Stand muss mühsam zusammengetragen werden.
Vor dieser Herausforderung stand auch das Landratsamt Biberach. „Einige Projektleiter führten digitale Tabellen, andere Notizen, und gelegentlich wurden Aufgaben und Übersichten per E-Mail gepflegt“, teilt Jakub Campa, Leiter des Sachgebiets Digitalisierung, seine Erfahrungen. Die Folge: Projektleitungen mussten Rückmeldungen aktiv einholen und Beteiligte hatten oft keinen vollständigen Einblick in den aktuellen Stand.
Eine zentrale Lösung, die übersichtlich und sicher ist
Um die Zusammenarbeit zu vereinheitlichen und Projektbeteiligten einen gemeinsamen Informationsstand zu ermöglichen, suchte das Landratsamt nach einer geeigneten Projektmanagement-Lösung. Neben klaren Verantwortlichkeiten und einer strukturierten Projektplanung spielten dabei vor allem Datenschutz und Informationssicherheit eine wichtige Rolle. Die Entscheidung fiel schließlich auf Stackfield – unter anderem auch aufgrund der hohen DSGVO-Konformität und der ISO-Zertifizierungen.
Heute wird ein Großteil der Projektarbeit im Digitalisierungsbereich über Stackfield organisiert. „Insgesamt sind es in der Organisation sicherlich mehr als 100 Projekte, die wir in Stackfield verwalten“, betont Campa. Die Plattform kommt dabei inzwischen auch fachbereichsübergreifend zum Einsatz. „Wir haben eine Dachorganisation über die einzelnen Bereiche gespannt, sodass unsere Kolleginnen und Kollegen auch ämterübergreifend in Stackfield arbeiten können“.
Zeitgewinn durch effizientere Prozesse
Mit der Einführung von Stackfield haben sich Projektabläufe im Landratsamt Biberach spürbar verändert. Statt Informationen auf verschiedene Anwendungen zu verteilen, arbeiten die Teams heute in gemeinsamen Projekträumen. Aufgaben, Zuständigkeiten, Inhalte und Termine sind zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb einzelner Fachbereiche ebenso wie über Ämtergrenzen hinweg.
Zum Arbeitsalltag gehören heute unter anderem individuell anpassbare Projekträume, das Projektportfolio für den Überblick über laufende Vorhaben sowie die gemeinsame Vor- und Nachbereitung von Besprechungen direkt in der Plattform. Inhalte lassen sich laufend in Stackfield ergänzen, kommentieren oder erledigen – selbst für externe Projektbeteiligte. „Man muss nicht mehr bis zum Jour fixe warten. Dadurch wird extrem viel Zeit gespart und man kann sich im Meeting auf das Wesentliche konzentrieren“, lobt Campa.
Weitere Informationen zu Stackfield gibt es unter www.stackfield.com.
Dieser Beitrag ist eine Anzeige von Stackfield.
