Selbst das vielversprechendste Digitalisierungsvorhaben scheitert, wenn die oder der Beauftragte für den Haushalt (BfdH) Einwände hat. Alte und unflexible Regularien müssen eingehalten werden und stehen dem Fortschritt im Weg. Ein neues Positionspapier mit konkreten Handlungsempfehlungen lässt nun auf ein digitaltaugliches Haushaltsrecht hoffen.
Seit 1970 regelt die Bundeshaushaltsordnung (BHO) die Haushaltswirtschaft des Bundes. Trotz mehrfacher Anpassungen kann sie mit dem digitalen Wandel kaum Schritt halten. Gleiches gilt für die an der BHO orientierten Landeshaushaltsordnungen (LHO). In einem Projekt des IT-Planungsrats, umgesetzt von NExT e. V. und dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales Sachsen-Anhalt, haben Beschäftigte aus ganz Deutschland Lösungen identifiziert, um die haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen an die digitale Transformation anzupassen.
Echte Verbündete
Einer der Lösungsvorschläge setzt bei der Rolle der BfdHs an. Während sie derzeit eine rein nachgelagerte Kontrollinstanz darstellen, sollen sie künftig strategisch an Digitalprojekten mitwirken. „Wir sehen die Beauftragten für den Haushalt als Partnerin bzw. Partner der Durchführenden in digitalen Projekten“, erklärt Sachsen-Anhalts CIO und Staatssekretär für Digitales Bernd Schlömer. Sie in unterschiedliche Projektphasen zu integrieren, sei gewinnbringend für den Erfolg und die Zielerreichung. Das Positionspapier rät daher zur Verankerung der Beratungs- und Mitwirkungsaufgaben der BfdHs in Paragraf neun der BHO.
Zudem sieht das Papier verpflichtende Hauhalts-Onboardings für IT-Leitungen und IT-Grundlagen für Haushaltsreferate vor, um Verständigungsbarrieren abzubauen. „Es gibt viele Vorurteile über die andere Personengruppe. Aber eigentlich will niemand den anderen etwas Böses“, beschreibt Ann Cathrin Riedel, Geschäftsführerin von NExT e. V. Jeder wolle seine Arbeit gut machen. Wer für den Haushalt zuständig sei, müsse dafür sorgen, dass alle Vorhaben rechtssicher funktionierten und umgesetzt würden. Dazu müssten BfdHs manchmal Kritik anbringen, im Grunde wollten sie aber Ermöglicher sein und suchten häufig nach entsprechenden Instrumenten. „Kommunikation ist ein entscheidender Faktor, um Verständnis dafür zu schaffen, welche Herausforderung jede und jeder in seiner Tätigkeit jeweils zu bewältigen hat.“ Buddy- Programme zwischen BfdHs und Projektverantwortlichen könnten diese verbessern, so Riedel.
Weniger Aufwand, mehr Klarheit
Auch die Arbeitsgrundlage der BfdHs – die Bundes- und Landeshaushaltsordnungen – benötigt eine Aktualisierung. Ihre Vorgaben orientieren sich an einer linearen Planungslogik und lassen sich auf die in der IT üblichen iterativen und agilen Arbeitsmethoden nur eingeschränkt anwenden. Es entstehen langwierige und mühsame Prüfprozesse, die Projekte ins Stocken bringen. Um dem entgegenzuwirken, fordert das Positionspapier u. a. mehr Flexibilisierung und Standardisierung.
Im Bereich Standardisierung sieht das Positionspapier die Schaffung einer gemeinsamen Rechtsdatenbank und die Nachnutzung von Auslegungen der BHO und LHOs vor – mit dem Ziel, föderale Inkonsistenz in der in der Rechtsauslegung zu beenden. Eine solche Datenbank kann den Verantwortlichen vor Ort laut Riedel Orientierung bei ihren Entscheidungen bieten.
Die Flexibilisierung hingegen betreffe vor allem die Mittelbewirtschaftung, so die NExT-Geschäftsführerin. Dazu gehörten Maßnahmen wie die Einführung eines Doppelthaushalts mit jährlicher Nachjustierung, themenbezogene Haushaltstitel statt starrer Buchungsstellen und erleichterte Übertragungsregeln zwischen Projekten.
Andere Anforderungen
Ein anderer Lösungsvorschlag ist eine Weiterentwicklung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (WU), die stärker auf den Bereich von Digital- und IT-Projekten hin konzipiert wird und dazu beiträgt, dass spezielle Herausforderungen von diesen Projekten besser berücksichtigt werden. Zu diesen Herausforderungen gehört laut Riedel z. B., dass bei solchen Vorhaben das Ziel im Voraus nicht immer klar zu benennen sei. „Deshalb ist der Vorschlag aus unserem Papier, dass statt Zielvorgaben eher Zielkorridore festgelegt werden sollen.“ Außerdem soll die Arbeit mit Prototypen erleichtert werden. Die WU soll iterativ fortgeschrieben werden können und stärker als Werkzeug zur Projektsteuerung dienen.
Der letzte Vorschlag im Forderungskatalog befasst sich mit medienbruchfreien Prozessen und der Automatisierung in der Bundesverwaltung. Hierzu sieht das Positionspapier verbindliche digitale Standards vor – und die Abkehr von der Papierbelegpflicht. Viele zahlungsbegründende Dokumente müssen laut BHO noch immer im Original vorgelegt oder rechtssicher gescannt werden, elektronische Signaturen werden kaum akzeptiert. Um hier Erleichterungen zu erzielen, wird u. a. die rechtliche Gleichstellung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) im behördenübergreifenden Zahlungsverkehr empfohlen. Eine weitere Maßnahme könnte die Schaffung verbindlicher und einheitlicher Mindestanforderungen für das ersetzende Scannen und die digitale Belegführung sein, um so bestehende Unsicherheiten gegenüber den Prüfinstanzen zu beseitigen.
Digitaler Kulturwandel
Bei einem Positionspapier allein soll es aber nicht bleiben. „Wir treffen uns noch mal mit dem Haushaltsreferat der Arbeitsebene im Bundesministerium der Finanzen“, erklärt Riedel. Außerdem solle ein Round Table stattfinden, bei dem die intensive Auseinandersetzung mit den Forderungen durch alle Betroffenen genauso erwünscht sei, wie Kritik und Alternativideen.
„Wir können dieses Papier aber nicht in alle BfdH-Bereiche reichen“, ergänzt Schlömer. Er fordert daher alle Entscheidungsträger auf, einen Blick in die Lösungsvorschläge zu werfen und sich aktiv an der Veränderung zu beteiligen. Ideen dürften kopiert und auf andere Verwaltungsbereiche übertragen werden. „Wir haben das Projekt auch als Mittel verstanden, um den Kultur- und Organisationswandel in Richtung digitaler Transformation zu begleiten“, so der Staatssekretär. „Insofern ist das Projekt durchaus ein Vehikel, um insgesamt Digitalisierungshemmnisse in der öffentlichen Verwaltung abzubauen.“
Alle Forderungen finden Sie im Positionspapier.
