Wie schön wäre das eigentlich? „ChatGPT, bitte einmal die Leistung ausschreiben.“ Dann die Künstliche Intelligenz (KI) die Vergabeunterlagen erstellen lassen und sich um andere Dinge kümmern, die vielleicht tatsächlich doch ein Mensch machen sollte. Doch die Zukunft scheint näher als gedacht.
Es klingt nach einer Liebesheirat. Bis 2030 fehlen durch den demografischen Wandel in Deutschland über eine Million Fachkräfte im Öffentlichen Dienst. Momentan fehlen schon über alle Ebenen hinweg rund 500.000 Fachkräfte — so die Schätzungen. Dies betrifft auch die Vergabestellen. Auch die Politik ist gefordert, in Zeiten der Krise schnell zu handeln, Beschaffungen effizient umzusetzen und Resilienz zu gewährleisten. Auf der anderen Seite steht die KI. Von heute 30 Prozent seien rund 80 Prozent der Verfahrensschritte teilautomatisierbar. So lautet die These von Carsten Klipstein, dem Geschäftsführer von Cosinex. Ähnliche Zahlen legt auch der Geschäftsführer von Govradar, Sascha Soyk, vor. 85 Prozent der administrativen Aufgaben ließen sich teilautomatisieren. „Technologisch haben wir den Durchbruch schon. Wir brauchen auch einen Durchbruch im Mindset“, zeigt sich Soyk überzeugt. Es gibt also ein Werkzeug, um die Lücke, die durch den Wegfall von Arbeitskräften entsteht, zu füllen.
Nicht alles lässt sich automatisieren
Wie immer gibt es jedoch ein „Aber“. Ganz ohne den Menschen geht es dann doch nicht. Nicht alles wird automatisierbar sein. Es brauche immer noch human intelligence für komplexe Beschaffungen, sagt Soyk. Deswegen müsse differenziert werden. Marktgängige Lieferleistungen wie IT-Hardware, KfZ oder Möbel ließen sich gut automatisieren. Ein Fragezeichen setzt Soyk bei neuen Entwicklungen oder sehr komplexen Anforderungen. Beispiele seien Individualsoftware-Lösungen, Helikopter oder Löschfahrzeuge. Ähnlich sieht es auch Klipstein. Gerade KI-Lösungen zur Teilautomatisierung bei der Direktvergabe seien interessant. Einen weiteren Ansatzpunkt identifiziert Klipstein bei der Analyse von Vergaben auf Nachhaltigkeitskriterien. So könnten die Leistungsbeschreibungen mit dem Gegenlesen von Leitfäden analysiert werden. KI könne hier die Chance für eine Prozessoptimierung bieten, so Klipstein. „KI kann helfen, von einer strategischen zu einer wirkungsorientierten Beschaffung zu gelangen.“
Wir erleben einen unglaublichen Wandel in der Technologie, auch im Beschaffungswesen. Und diejenigen, die sich schneller an neue Herausforderungen anpassen, werden erfolgreicher sein. Schließlich ist der Einsatz von IT derzeit der wichtigste Motor für die Beschleunigung der globalen Entwicklung. Technische Innovationen in den Bereichen künstliche Intelligenz, IoT, AR, Quantencomputing, GreenTech und Deep Tech optimieren jetzt das digitale Modellentwicklungssystem und helfen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Dies ist die nahe Zukunft der meisten Branchen, einschließlich der elektronischen Beschaffung. Die neuesten IT-Ideen ermöglichen heute eine genaue Berechnung der Lieferkosten, schaffen eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten, die die Planung von Logistikprozessen vereinfachen, die autonome Ausführung bestimmter Funktionen erleichtern und sogar die Möglichkeit bieten, bestimmte Arten von Risiken vorherzusagen. Wir sehen dies in vielen Bereichen bei Shipstage (Versandetikett online erstellen und andere Ideen). Zusammengenommen bieten diese technischen Innovationen mit digitalen Geschäftsmodellen eine hervorragende Grundlage für die Entwicklung im Jahr 2025, die den wachsenden Erwartungen der Kunden gerecht werden kann.