Wie gut gelingt es Organisationen der öffentlichen Verwaltung, viele Projekte gleichzeitig zu steuern? Und worin unterscheiden sich die besonders erfolgreichen Organisationen von den anderen? Genau diesen Fragen ist die zweite Multiprojektmanagement-Studie in der öffentlichen Verwaltung nachgegangen.
Im Jahr 2022 wurde erstmals die Multiprojektmanagement(MPM)-Studie im öffentlichen Sektor von der im Bundesverwaltungsamt (BVA) angesiedelten Projektmanagementberatung des Beratungszentrums des Bundes (BZB) in Zusammenarbeit mit der Technischen Universität Darmstadt durchgeführt. Daran anknüpfend folgte 2024 eine Nachfolgestudie, welche die Erkenntnisse der ersten Studie weitgehend bestätigt. Teilgenommen haben 73 Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung. Das Porträt einer teilnehmenden Median-Organisation sieht wie folgt aus: Sie hat 257 Mitarbeitende, ein jährliches Portfoliobudget von 20 Millionen Euro, 30 Prozent der Mitarbeitenden sind in Projekte involviert und
20 Prozent der Projektmitarbeitenden sind externe Mitarbeitende. Die Hälfte der teilnehmenden Organisationen ist auf der Bundesebene angesiedelt. Organisationen auf Landes- und Kommunalebene machen hingegen 27 bzw. 23 Prozent aus. 30 Prozent der Teilnehmenden gaben ein Jahresportfoliobudget von weniger als fünf Millionen Euro an. Den größten inhaltlichen Teil machen Projektportfolios mit IT-Projekten aus.
Entscheidende Unterschiede
- Projekte von Top-Performern erreichen viel häufiger den geplanten Nutzen oder übertreffen diesen sogar. Der Anteil erfolgreicher Projekte liegt bei Low-Performern bei 58,3 Prozent und bei Top-Performern bei 81,3 Prozent.
- Top-Performer brechen deutlich weniger Projekte ab (im Schnitt nur 0,5 Projekte pro Jahr). Low-Performer hingegen brechen rund dreimal so viele Projekte ab (1,6 Projekte pro Jahr).
- Top-Performer setzen einen deutlich höheren Anteil ihrer Mitarbeitenden in Projekten ein. Während bei Low-Performern lediglich 41 Prozent ihrer Mitarbeitenden in Projekte involviert sind, sind es bei Top-Performern ganze 69 Prozent.
- Top-Performer besitzen fokussierte Portfolios, indem sie weniger Projekte parallel durchführen. Während Low-Performer bis zu 77 Projekte gleichzeitig durchführen, sind es bei Top-Performern nur 48 Projekte.
- Top-Performer (22 Prozent) nutzen wesentlich häufiger agile Projektmanagement-Methoden als Low-Performer (neun Prozent). Insgesamt werden 55 Prozent aller Projekte traditionell gemanagt – bei Top-Performern jedoch nur 41 Prozent.
Trends erkennen
Die MPM-Studie untersucht systematisch, welche Erfolgsfaktoren einen Einfluss auf die MPM-Leistung haben und wie groß dieser Zusammenhang ist. Sie erfasst einerseits den Erfolg (die Leistung) des Multiprojektmanagements und andererseits die Gestaltungsfaktoren, die den Erfolg beeinflussen und die von der Organisation gestaltbar sind (MPM-Erfolgsfaktoren). Bei diesen handelt es sich beispielsweise um Aspekte wie eine klare Strategie, Kundenorientierung, Prozessreife oder Nutzung von Management-Standards. In der zweiten MPM-Studie erstmalig untersucht wurden Faktoren wie KI-Orientierung und Nachhaltigkeitsorientierung. Die Leistung des Multiprojektmanagements wird dabei mithilfe des „Multiprojektmanagement Performance Index“ (MPI) gemessen.
Der Multiprojektmanagement-Benchmark basiert auf der Erhebung von 73 Organisationen mithilfe von Online-Fragebögen. Die Entwicklung des Benchmarks erfolgt über das Erfolgsmaß MPI anhand des konsolidierten Gesamtsamples aus der ersten und zweiten MPM-Studie.
Auf Basis des MPI werden die oberen 20 Prozent der teilnehmenden Organisationen als Top-Performer, die unteren 20 Prozent als Low-Performer klassifiziert. Daraufhin folgen eine Auswertung von statistischen Zusammenhängen zwischen Erfolgstreibern und Erfolg sowie die Untersuchung der Ergebnisse in Bezug auf weitere statistische Zusammenhänge und Einflüsse. Aus diesen lassen sich Trends und Entwicklungen im Multiprojektmanagement ableiten. Die Ergebnisse werden abschließend für jede teilnehmende Organisation in einem individualisierten Benchmarking-Report mit Vergleichswerten aufbereitet.
Praxisnaher Einsatz
Die BZB-Projektmanagementberatung unterstützt Behörden durch die Bereitstellung von Methoden und Wissen zum Thema Projektmanagement, die Schaffung von Vernetzungsmöglichkeiten sowie durch konkrete, projektbezogene Beratung. Hierzu stellen wir u. a. den Projektmanagementstandard PMflex zur Verfügung und engagieren uns in der NExTcommunity „(Multi-)Projektmanagement“ und im Arbeitskreis „Strategischer Erfolgsfaktor Projektmanagement“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Mit der regelmäßigen Durchführung von Multiprojektmanagement-Studien möchte das BZB es teilnehmenden Behörden ermöglichen, den Reifegrad ihres Multi- und Einzelprojektmanagements zu evaluieren. Zudem möchte es übergreifende Erkenntnisse zum Entwicklungsstand von Multiprojektmanagement in der öffentlichen Verwaltung gewinnenund sie nutzen, um seine Unterstützungsangebote kontinuierlich zu verbessern und praxisnäher zu machen. Hierfür greift das Beratungszentrum auf die Expertise der Technischen Universität Darmstadt zurück. Seit mehr als zwanzig Jahren evaluiert das Team um Prof. Dr. Alexander Kock, Leiter des Fachgebiets Technologie- und Innovationsmanagement, die Erfolgsfaktoren von Projektportfolio-Management durch fortlaufende Benchmarking-Studien.
Empfehlungen
- Stärken Sie ihr Einzelprojektmanagement, denn dieses ist die Grundlage für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement.
- Überdenken Sie Ihre Prozesse. Identifizieren und reflektieren Sie die Strukturierungs- und Steuerungsprozesse Ihrer Projektlandschaft, um diese effizienter zu gestalten.
- Überprüfen Sie, ob Ihre Strategie klar definiert und kommuniziert ist und ob sie durch Projekte entsprechend umgesetzt wird.
- Schaffen Sie Freiräume, denn gute Projektarbeit lebt von einer starken Innovations- und Risikokultur und wird durch einen dienenden Führungsstil unterstützt.
Ausführliche Informationen zu den Ergebnissen und Handlungsempfehlungen finden Sie zum Download auf www.grosspm.bund.de.
Die BZB-Projektmanagementberatung beabsichtigt, 2026 die dritte Multiprojektmanagement-Studie für die öffentliche Verwaltung durchzuführen. Wenn Sie Interesse an einer Teilnahme oder Fragen rund um die Studie haben, schreiben Sie gerne an mpm-studie2024@bva.bund.de.
Autoren des Gastbeitrags sind Sven Matthies, Leiter der BZB-Projektmanagementberatung im Bundesverwaltungsamt, und Sira Völlmecke, Mitarbeiterin der BZB-Projektmanagementberatung im Bundesverwaltungsamt.
