Das Saarland steht – wie viele Länder – vor tiefgreifenden Transformationsherausforderungen: Eine schwierige Finanzlage trifft auf einen beschleunigten und verteuerten wirtschaftlichen Strukturwandel, technologische Umwälzungen, gestiegene Ansprüche an eine bürgerfreundliche Verwaltung und Fachkräftemangel aufgrund einer herausfordernden demographischen Entwicklung. Die saarländische Landesregierung begegnet diesen Entwicklungen mit einer konsequenten Verwaltungsmodernisierung. Ein wichtiger Baustein dieser Modernisierungsstrategie war und ist die Kooperation des Landes mit der Postbeamtenkrankenkasse bei der Bearbeitung der Beihilfeanträge seiner rund 40.000 beihilfeberechtigen Landesbediensteten und Ruhestandsbeamten.
Seit April 2024 bearbeitet die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK) die saarländischen Beihilfeanträge. Ziel der Kooperation war es, auf die zunehmende Komplexität und das steigende Volumen der Beihilfeanträge zu reagieren: Prozesse sollten effizienter, der Service für die Berechtigten spürbar verbessert und die Digitalisierung der mit der Beantragung von Beihilfen verbundenen Verwaltungsvorgänge konsequent vorangebracht werden. Letztlich ging es auch um die Verkürzung der in den vergangenen Jahren gerade in den Spitzenzeiten zu langen Bearbeitungszeiten, um den Erwartungen der Beihilfeberechtigten an Schnelligkeit und Qualität gerecht zu werden.
Die früheren Strukturen stießen zunehmend an ihre Grenzen: Begrenzte personelle Ressourcen trafen auf ein analog geprägtes Verfahren, das den Anforderungen moderner, digitaler Einreichungswege nicht mehr gerecht wurde.
Der Übernahme der Beihilfebearbeitung vorausgegangen war eine etwa zweijährige Vorbereitungsphase, in der das Saarland und die PBeaKK eng und vertrauensvoll auf ein erfolgreiches Go-Live hingearbeitet hatten. Eine umfassende Analyse der bestehenden Verwaltungsprozesse bildete die Grundlage für die Neustrukturierung. Im Bereich der Informationstechnologie wurden neue Schnittstellen geschaffen, die eine reibungslose Kommunikation zwischen dem im Land eingesetzten Personalabrechnungsverfahren und der IT-Anwendung der PBeaKK gewährleisten. Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Einhaltung hoher Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Obwohl beide Kooperationspartner sich vor dem Go-Live auch auf schwerwiegende Geburtskrankheiten eingestellt hatten, verlief der Übergang erfreulicherweise ohne große Probleme.
Bereits kurz nach Go-Live im April 2024 stellte sich heraus, dass die gemeinsame Erwartungshaltung von Saarland und Postbeamtenkrankenkasse erfüllt werden kann. Im Zuge der Kooperation wurden die Bearbeitungsprozesse effizienter gestaltet und die Servicequalität signifikant erhöht. Erstmals wurde in Ergänzung zur weiterhin möglichen Einreichung in Papierform – eine digitale Einreichungs-App eingeführt – ein zentraler Schritt hin zu einer modernen, nutzerfreundlichen Verwaltung.
Bereits zum Start lag die App-Nutzungsquote der saarländischen Beihilfeberechtigten bei über 70 Prozent und damit über der des Gesamtkundenbestands der PBeaKK. Seither ist sie weiter gestiegen. Das zeigt: die digitale Lösung trifft den Bedarf der Beihilfeberechtigten.
Sehr positiv zu bewerten ist auch, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit der Beihilfeanträge deutlich reduziert wurde: Lag sie zuvor im Jahresverlauf in Abhängigkeit von Antragsvolumen und der Verfügbarkeit der personellen Kapazitäten zwischen 10 und 25 Werktagen, beträgt sie heute selbst in Stoßzeiten rund zehn Werktage; je nach Anzahl der Beihilfebelege und des Einreichungskanals sogar noch deutlich weniger.
Hinzu kam ein technisch ausgereiftes, KI-fähiges Risikomanagementsystem der PBeaKK in die saarländische Beihilfelandschaft. Neben der Sicherstellung der Korrektheit der Beihilfebearbeitung wird auch dem Wirtschaftlichkeitsaspekt Rechnung getragen, indem durch den Einsatz von zuverlässigen Prüfprogrammen beispielsweise Doppeleinreichungen oder Fehlabrechnungen durch Arztpraxen herausgefiltert werden.
Zu Beginn führte die stärkere Automatisierung in Einzelfällen zu kritischen Rückfragen und Anpassungsbedarf, insbesondere bei Leistungserbringern. Manche Arztpraxen mussten sich noch daran gewöhnen, dass manche Leistungen gemäß dem geltenden Recht nicht ohne nachvollziehbare Begründung akzeptiert werden können. Dieser Gewöhnungsprozess scheint inzwischen weitestgehend abgeschlossen zu sein. Der Anteil der Widersprüche liegt inzwischen deutlich unter dem Ausgangsniveau.
Nach Auffassung der beiden Kooperationspartner hat sich die Kooperation zwischen dem Saarland und der PBeaKK nach inzwischen zwei Jahren überaus bewährt. Sie sehen in der Kooperation ein richtungsweisendes Leuchtturmprojekt. Die erfolgreiche Übernahme der Beihilfebearbeitung belegt, dass eine kluge Kombination aus spezialisierter Expertise, gezielter Digitalisierung und sorgfältiger Vorbereitung dazu beitragen kann, Verwaltung effizienter, serviceorientierter und zukunftsfähiger aufzustellen. Damit leistet das Projekt einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der öffentlichen Verwaltung als leistungsfähige und bürgernahe Institution.
Die positiven Erfahrungen im Saarland stoßen inzwischen auch über die Landesgrenzen hinaus auf Interesse. Andere Länder erwägen, dem Beispiel des Saarlandes zu folgen.
Das Saarland wird die Verwaltungsmodernisierung auf Basis der gemachten Erfahrungen konsequent weiter vorantreiben, sowohl eigenständig als auch in Zusammenarbeit mit anderen Partnern, wie beispielsweise im Bereich der steuerlichen IT mit Bayern.
Dies ist ein Gastbeitrag des Saarlandes und der Postbeamtenkrankenkasse.
